Open Dental은 귀하의 진료 관리 시스템이자 일정 관리 도구로 계속 사용됩니다. 이 기능은 Open Dental의 공식 API를 통해 예약 정보와 상태를 읽어들이고, 당사의 메시징 시스템을 통해 검토 요청을 전송합니다. 이 요청으로 인해 Open Dental 내의 어떤 내용도 변경되지 않으며, 이 기능을 사용하기 위해 별도의 데이터 이전 작업이 필요하지 않습니다.
저희가 API 키를 발급해 드리면, 귀하께서는 이를 Open Dental에 추가해 주시기 바랍니다(설정 > 고급 설정 > API). Open Dental의 원격 API를 사용하려면 서버에서 eConnector가 실행 중이어야 합니다. Open Dental eServices를 사용 중이라면 이미 설치되어 있습니다. 데이터베이스 로그인이나 VPN이 필요하지 않으며, 진료실 컴퓨터에 별도로 설치해야 할 것도 없습니다. 그런 다음 Google 리뷰 링크를 저장해 두십시오. 리뷰 링크가 저장되어 있지 않아도 환자에게는 링크가 포함되지 않은 감사 문자가 전송되므로, 자동화 기능을 켜기 전에 링크를 추가해 주십시오. 기능은 시작되지만, 사용자가 켜기 전까지는 아무것도 전송되지 않습니다.
저희는 약 15분 간격으로 Open Dental의 예약 내역을 조회하며, 여기에는 각 예약의 상태 정보도 포함됩니다. 방문 기록은 상태가 ‘완료’로 설정된 시점에 한 번만 집계됩니다. ‘예약됨’, ‘취소됨’, ‘삭제됨’ 상태의 예약은 요청이 발생하지 않으므로, 예약을 취소한 환자에게는 실제로 이루어지지 않은 방문에 대해 감사의 인사가 전달되지 않습니다.
귀사 사무실의 시간대로 오후 6시가 되면, 오늘 ‘완료’로 설정된 진료 일정이 있는 모든 환자에게 문자 메시지가 발송됩니다(완료된 진료 예약 건당 1건씩). 이 메시지에는 내원해 주신 데 대한 감사의 인사와 함께, 진료와 관련하여 궁금한 점이 있으면 답장하거나 전화해 달라는 안내, 그리고 귀사의 Google 리뷰 링크가 포함됩니다. 문자 수신을 거부한 환자는 제외됩니다. 저녁 진료와 같이 오후 6시 이후에 완료된 진료에 대해서는 요청 메시지가 발송되지 않습니다.
이 부분이 성공 여부를 결정짓는 핵심입니다. 저희는 약 15분 간격으로 일정을 확인하므로, 당일 저녁 6시에 문자를 받으려면 방문 일정을 오후 5시 45분경까지 ‘완료’로 설정해야 합니다. ‘완료’ 설정을 그보다 늦게 하거나 다음 날 아침으로 미루면 문자를 받지 못합니다. 저희 사무실에서는 다음과 같은 방식으로 운영하고 있습니다. 퇴실 절차의 일환으로 예약 완료를 설정하고, 오후 5시 30분까지 한 명이 당일 일정을 확인하여 아직 ‘예정’ 상태인 항목이 있는지 점검합니다.
설정에는 네 가지가 필요합니다: Open Dental에 추가된 API 키, 실행 중인 eConnector, 귀하의 Google 리뷰 링크, 그리고 ‘진료 후 피드백 및 리뷰’ 자동화 기능 활성화입니다. 이 기능은 ‘리뷰 및 메시징(Reviews & Messaging)’ 패키지에 포함되어 있으며, 월 199.99달러(월 단위 결제)에 BAA(비즈니스 간 비밀 유지 계약)가 적용됩니다. 14일 무료 체험 기간 중에는 리뷰 요청이 발송되지 않습니다. 유료 구독이 시작되는 날 저녁부터 발송이 시작되므로, 첫 번째 확인은 다음 날 아침으로 계획하시기 바랍니다. 데이터 마이그레이션이나 변환 과정이 필요하지 않으며, 워크스테이션에 별도의 소프트웨어를 설치할 필요도 없습니다. 첫 번째 확인 시, 전날 저녁에 ‘완료’ 상태로 설정된 환자들에게 문자가 정상적으로 발송되었는지 확인하세요. 이것이 프런트 데스크의 업무 절차가 제대로 정착되었는지 확인하는 가장 빠른 방법입니다.
Open Dental의 API를 통해 연동하고, Google 리뷰 링크를 추가한 다음, ‘진료 후 피드백 및 리뷰’ 자동화 기능을 켜세요(자동으로 시작됩니다). 그러면 그날 진료 상태가 ‘완료’로 설정된 모든 환자에게 현지 시간 기준 오후 6시에 링크가 포함된 문자가 발송됩니다. 수동으로 아무것도 보낼 필요가 없습니다. 접수 담당자는 Open Dental의 지침에 따라 진료 상태를 '완료'로 설정하기만 하면 됩니다.
예약 상태. ‘완료’ 상태일 때만 알림이 발송됩니다. '예약됨', '취소됨', '예약 해제됨', '목록' 및 삭제된 예약은 트리거되지 않습니다. Open Dental에서 환자 도착 또는 확인으로 표시하는 것만으로는 충분하지 않습니다. Open Dental에 방문이 오후 6시로 '예약됨'으로 표시되어 있다면, 해당 환자는 당일 문자를 받지 못하며, 다음 날 아침에 '완료'로 설정하더라도 늦게 문자가 발송되지 않습니다.
검토 요청 자체는 아무것도 기록하지 않습니다. 예약 및 상태를 조회할 뿐, Open Dental 내에서는 상태 변경, 예약 메모, 차트 기록 등 어떤 내용도 변경하지 않습니다. 환자가 답장을 보내고 그 번호가 차트와 일치하면, 양방향 문자 메시지 기능이 해당 환자의 Open Dental 통신 로그에 답장을 기록합니다. 이 기능은 기본적으로 활성화되어 있습니다. 요청해 주시면 귀 사무실의 경우 이 기능을 비활성화해 드리겠습니다.
진료를 완료하고 연락처가 등록되어 있으며, 문자 수신 거부를 신청하지 않은 모든 환자입니다. 이 시스템은 환자의 만족도 수준에 따라 선별하지 않습니다. 또한 문자를 통해 환자들이 질문이 있으면 답장하거나 전화해 달라고 안내하므로, 문제가 구글에 올라오기 전에 진료실로 전달될 수 있습니다.
아닙니다. 요청은 문자 메시지로 전송되며, 전화를 걸거나 이메일을 보내지는 않습니다. 특정 방문 후 전화로 후속 조치를 원하신다면, 여전히 담당 팀에서 직접 전화를 드릴 것입니다.
이 도구들은 Open Dental 데이터에서 검토 요청도 전송합니다. 여기서 차이점은 주로 번들로 제공되는 기능에 있습니다. 월 199.99달러인 ‘Reviews & Messaging’ 패키지에는 양방향 문자 메시지 및 예약 알림 기능도 포함되어 있으며, 월 단위 계약으로 이용 가능합니다. 도구를 전환할 경우, 동일한 환자가 두 번의 요청을 받지 않도록 이 기능을 활성화하기 전에 현재 사용 중인 도구에서 리뷰 요청 기능을 비활성화하십시오.
아닙니다. 귀사의 진료실에서 취소된 예약을 파기하든, ‘미예약 목록’으로 이동시키든, 삭제하든 상관없이 Open Dental에서는 절대 ‘완료’ 상태로 표시되지 않으며, ‘완료’ 상태만이 검토 알림 문자를 발송하는 유일한 조건입니다.
이 페이지에서는 적절한 시기에 요청하여 더 많은 Google 리뷰를 확보하는 방법 한 가지만 다룹니다. 이 페이지는 사용자를 대신해 Google에 리뷰를 게시하거나 답글을 달아주지는 않습니다. 그 외의 내용(적절한 시기, 문구, 비공개 피드백 경로, 그리고 Google 및 HIPAA의 답글 관련 규정)에 대해서는 ‘Google 리뷰 더 많이 확보하기’ 가이드를 참고하시기 바랍니다.
Open Dental을 사용 중이시며 Google 리뷰를 더 많이 받고 싶으시다면, 별도로 연동할 시스템이 필요하지 않습니다. 자동화 기능을 켜두기만 하면, 진료 상태가 ‘완료’로 설정된 모든 환자에게 그날 저녁 리뷰 링크가 포함된 문자 메시지가 발송됩니다. 이 요청 과정 자체는 Open Dental에 아무런 정보를 기록하지 않습니다. 이 기능이 작동하기 위해서는 접수처에서 진료 상태를 당일 ‘완료’로 설정해 주는 것만 필요합니다. 진료실에서 이 절차를 꾸준히 유지한다면, 리뷰 요청은 자동으로 발송됩니다.
Open Dental은 Open Dental Software, Inc.의 상표입니다. Intake.Dental은 독립적인 제품이며, Open Dental Software, Inc.와 제휴 관계에 있거나, 해당 회사의 승인을 받거나, 후원을 받는 것이 아닙니다.
Open Dental을 계속 사용하시면 됩니다. ‘진료 후 피드백 및 리뷰’ 자동화 기능을 활성화하면, 해당 날짜에 Open Dental에서 진료 상태가 ‘완료’로 설정된 모든 환자에게 현지 시간 기준 오후 6시에 문자 메시지가 발송됩니다. 이 메시지에는 내원해 주신 데 대한 감사의 말과 문의 사항이 있을 경우 진료소에 연락하는 방법, 그리고 귀하의 Google 리뷰 페이지 링크가 포함됩니다. 이 요청 기능은 Open Dental의 일정만 조회할 뿐, 어떤 정보도 기록하지 않습니다. 또한 한 가지 습관이 필요합니다. 바로 진료가 이루어진 당일에 해당 내원 기록을 ‘완료’ 상태로 설정해야 한다는 점입니다.
